Quali sono le modalità di segnalazione più frequenti?
Dall’indagine è emerso che le imprese hanno adottato una grande varietà di strumenti per ricevere le segnalazioni, spesso in combinazione tra loro.
Poco più della metà ha dichiarato di aver istituito una piattaforma informatica dedicata per acquisire segnalazioni Whistleblowing (56%).
La maggior parte delle imprese più piccole ha scelto metodi alternativi per raccogliere le segnalazioni, quali posta elettronica ordinaria o certificata, posta cartacea o incontro diretto con il segnalante.
Con particolare riferimento alla posta elettronica, è stato rilevato che solo il 20% ha adottato misure di sicurezza aggiuntive come previsto dalle Linee Guida ANAC in materia (44 aziende su 213 rispondenti), mentre la restante parte opera in violazione di tali linee guida.
La modalità di ricezione scelta deve essere in grado di rispettare tutte le prescrizioni della normativa di riferimento, con particolare attenzione alla garanzia di riservatezza per il segnalante, di conservazione digitale della segnalazione e della tracciabilità degli interventi compiuti dai soggetti gestori per provare che la segnalazione sia stata gestita correttamente.
Allo stato attuale, l’unico strumento che può adempiere a questi compiti in modo conforme è la piattaforma di segnalazione.
Vantaggi di una piattaforma dedicata
Una piattaforma informatica dedicata alla ricezione e gestione delle segnalazioni rimane lo strumento più sicuro per garantire la conformità alla normativa whistleblowing in termini di riservatezza del segnalante e di modalità di gestione delle segnalazioni.
La stragrande maggioranza delle piattaforme dedicate prevede, a titolo esemplificativo:
- Sistemi di autenticazione che non richiedano l'identificazione del segnalante
- Possibilità di archiviare tutti i dati in forma crittografata su sistemi del fornitore della piattaforma, non accessibili all'azienda
- Sistema di notifiche che avvisa il gestore delle segnalazioni della presenza di attività o scadenza sulla piattaforma
- Sistema di chat asincrona integrata nella piattaforma, per permettere a gestore e segnalare in maniera sicura e riservata
- Generazione di un workflow di gestione della segnalazione, per mantenere la tracciabilità di tutte le attività svolte
Misure di questo tipo risultano impossibili da applicare in caso di ricezione delle segnalazioni con modalità alternative che – sebbene possano apparire più economiche nel brevissimo termine – espongono certamente a rischi di non conformità sostanziale, cui si connettono costi non determinabili in termini di sanzioni, assistenza legale e richieste di risarcimento.
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