Con un provvedimento il Garante Privacy ha comminato sanzioni per uso illecito della posta elettronica a un’azienda. A causa di un indirizzo e-mail aziendale nominativo assegnato ad un collaboratore, mantenendolo attivo per oltre un mese dalla cessazione definitiva del rapporto (mai formalizzato) con un inoltro automatico diretto della corrispondenza ad un altro indirizzo e-mail della stessa organizzazione, visionando di fatto tutta la corrispondenza in entrata senza alcuna autorizzazione o base giuridica valida per farlo.
Tale necessità di preservare l’accesso era legata, a quanto dichiarato dall’azienda, al proseguimento e sviluppo di contatti commerciali raccolti durante un evento fieristico, intrattenuti direttamente dall’ex collaboratore con potenziali partner dell’azienda sanzionata.
Questa modalità scorretta di dismissione della casella e-mail (nominativa), unita alla mancata consegna di informativa privacy e regolamento IT aziendale è costata all’azienda sanzioni per uso illecito della posta elettronica, con la conseguente multa amministrativa ai sensi della normativa sulla protezione dei dati di € 5.000,00, che si aggiungono ai contenziosi aperti con l’ex collaboratore.
Le aziende, anche PMI, non devono sottovalutare l’importanza di gestire correttamente gli indirizzi e-mail di ex dipendenti o collaboratori.
Questa notizia evidenzia come il datore di lavoro debba porre massima attenzione nella dismissione di indirizzi di posta elettronica aziendale, soprattutto quando questi sono caselle nominative (nome.cognome@azienda.it).
Con tutta probabilità, infatti, sarebbe stato sufficiente impostare un risponditore automatico che avvisasse gli utenti della cessata collaborazione e di prendere contatto con altri riferimenti aziendali.
La consegna della documentazione privacy obbligatoria è infine un passaggio cruciale soprattutto per quanto concerne il regolamento IT, che stabilisce per iscritto – e quindi con validità probatoria in caso di contenziosi – le regole che gli utenti devono applicare nell’utilizzare gli strumenti informatici consegnati dall’azienda.
Ricordiamo pertanto agli associati che il nostro ufficio è a disposizione per qualsiasi necessità in merito alla gestione e dismissione degli indirizzi e-mail e implementazione di regolamentazioni aziendali sull’utilizzo degli strumenti informatici.
Link al provvedimento del Garante: https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9861827
News passate sullo stesso argomento: https://www.cnare.it/servizi/impresa/privacy-e-gdpr/news/i-problemi-legati-uso-della-posta-elettronica-in-azienda
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