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In un ambiente competitivo, soggetto a forti turbolenze, i sistemi tradizionali di contabilità (generale, analitica e industriale) si trovano a fornire unicamente informazioni su accadimenti ormai passati e, pertanto, in ritardo, quando ormai l’opportunità e l’efficacia di azioni correttive è notevolmente diminuita, se non vanificata.
Dal controllo di gestione orientato al passato occorre spostarsi verso un sistema orientato prevalentemente al futuro.
Oggi, qualsiasi azienda, anche di piccole e medie dimensioni, ha bisogno di anticipare gli accadimenti della gestione, conoscere a priori i risultati l’anno futuro e su questo decidere, ad esempio, gli investimenti da fare, conoscere il “fatturato minimo” da realizzare in base alla struttura dei costi fissi, ecc.
Da qui, l’esigenza di pianificare la gestione aziendale e di creare un sistema flessibile di budgeting. Tale sistema di pianificazione non dovrebbe essere limitato ai soli aspetti economici (ricavi e costi), ma dovrebbe estendersi anche agli aspetti finanziari della gestione (budget dei flussi di cassa); infatti, partendo dal budget economico, è opportuno proiettare l’andamento dei flussi di cassa dell’azienda, per poter verificare l’evoluzione dei fabbisogni finanziari e programmarne l’adeguata copertura, nonché per valutare la fattibilità degli investimenti programmati.
Il BUDGET è quindi lo strumento fondamentale per l’orientamento al futuro dell’attività di direzione. Elaborare il budget equivale a tracciare la rotta per raggiungere un determinato obiettivo;
lungo il tragitto gli imprevisti porteranno a scostarsi dalla linea tracciata, tuttavia, non si sarà in balia degli eventi, perché si avrà il riferimento per individuare velocemente gli aggiustamenti necessari.
Spesso, a proposito del budget, si incontra l’obiezione da parte degli Imprenditori che attualmente sarebbe impossibile prevedere che cosa potrà accadere anche nell’immediato futuro; proprio per questo motivo è necessario non trovarsi mai impreparati davanti ai molteplici scenari che potrebbero presentarsi sia dal punto di vista economico che finanziario.
Nel budget vengono definiti:
- Gli obiettivi che si vogliono, o si devono raggiungere, coerentemente alla strategia competitiva aziendale (che cosa?)
- Le azioni che si reputano necessarie a raggiungere tali obiettivi (come?)
- La distribuzione temporale di tali azioni (quando?)
- La responsabilità delle persone che dovranno agire (chi?) e il relativo sistema di incentivi.
Il budget, pertanto, oltre che strumento di controllo economico e finanziario, assume il ruolo di fase del più ampio processo di pianificazione strategica e svolge una fondamentale funzione motivazionale nei confronti di tutta l’organizzazione aziendale; infatti, attraverso il budget, tutto il personale viene reso partecipe degli obiettivi aziendali ed è responsabilizzato al relativo conseguimento.
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